Der Bundesdurchschnittskostensatz – kurz BDKS – spielt bei der KalkulationIm Rahmen der Maßnahmenzertifizierung muss eine Kalkulation erstellt werden. Hier sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit einzuhalten. Die einzelnen Kostenpositionen innerhalb der Kalkulation müssen mit der Konzeption übereinstimmen. Bestandteile der Kalkulation sind die direkten Maßnahmekosten (wie z. B. die Personal-/Honorarkosten) sowie die indirekten Kosten (z. B. allgemeine Verwaltungskosten)…. Mehr einer AZAV-Maßnahme eine entscheidende Rolle. Entsprechend groß ist häufig die Sorge, wenn die eigene Kalkulation oberhalb dieses Wertes liegt. Doch bedeutet eine Überschreitung automatisch, dass die MaßnahmeEine Maßnahme ist ein einzelnes Bildungs- oder Vermittlungsangebot eines zugelassenen Trägers. Sie muss inhaltlich, personell und organisatorisch den Anforderungen der AZAV entsprechen und wirtschaftlich tragfähig sein. Mehr zu teuer ist? Muss die Kalkulation so lange angepasst werden, bis sie unterhalb des BDKS liegt? Und ist eine Zulassung oberhalb des BDKS überhaupt möglich?
Die kurze Antwort lautet: Eine Überschreitung des BDKS bedeutet nicht automatisch das Aus für eine Maßnahme. Sie verändert aber die Voraussetzungen für die Zulassung und sollte deshalb frühzeitig wirtschaftlich bewertet werden.
Der BDKS ist ein Durchschnittswert – kein Zielpreis
In unserer Beratung erleben wir immer wieder, dass der BDKS bereits zu Beginn einer Kalkulation als Zielwert betrachtet wird. Das ist grundsätzlich nachvollziehbar. Schließlich hat eine Überschreitung Auswirkungen auf das weitere Zulassungsverfahren.
Trotzdem gehen wir bei unseren Kalkulationen bewusst anders vor. Natürlich kennen wir den jeweiligen BDKS. Wir nutzen ihn aber zunächst nicht als Vorgabe dafür, was eine Maßnahme kosten darf.
Im ersten Schritt stellen wir uns eine andere Frage: Was kostet die Maßnahme tatsächlich, wenn sie so durchgeführt wird, wie sie geplant ist?
Dazu gehören beispielsweise Personalkosten oder Honorare, Räume, technische Ausstattung, Lehr- und Lernmittel, Prüfungsgebühren, Fahrzeuge, externe Kooperationspartner und weitere maßnahmespezifische Kosten.
Erst wenn diese Kosten vollständig und realistisch ermittelt wurden, vergleichen wir das Ergebnis mit dem BDKS. Denn bereits der Begriff macht deutlich, worum es sich handelt: um einen Bundesdurchschnittskostensatz. Und ein Durchschnitt setzt voraus, dass es TrägerTräger sind Bildungseinrichtungen, die Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung oder Aktivierung anbieten. Sie müssen zuverlässig, leistungsfähig und wirtschaftlich arbeiten sowie über ein anerkanntes System zur Sicherung der Qualität verfügen. Mehr gibt, die darunterliegen – und Träger, die darüberliegen.
Regionale Kostenunterschiede können entscheidend sein
Besonders deutlich wird dies bei den Personalkosten. Lohn- und Gehaltsniveaus unterscheiden sich regional. Das kann sich unmittelbar auf die Kosten einer Bildungsmaßnahme auswirken. Nehmen wir beispielsweise zwei Fahrschulen, die inhaltlich eine vergleichbare Maßnahme anbieten. Eine Fahrschule in Mecklenburg-Vorpommern kann aufgrund ihrer regionalen Kostenstruktur möglicherweise unterhalb des BDKS liegen. Eine Fahrschule in Baden-Württemberg kann bei vergleichbarer Leistung aufgrund höherer Personal- und weiterer Betriebskosten oberhalb des BDKS liegen.
Das bedeutet nicht automatisch, dass die zweite Fahrschule unwirtschaftlich arbeitet. Es bedeutet zunächst lediglich, dass ihre tatsächliche Kostenstruktur eine andere ist. Genau deshalb halten wir es für problematisch, Kostenpositionen ausschließlich mit dem Ziel zu reduzieren, rechnerisch unter einen bestimmten Vergleichswert zu gelangen.
Die Kalkulation muss zur tatsächlichen Durchführung der Maßnahme passen.
Was passiert, wenn der BDKS überschritten wird?
Eine Überschreitung bedeutet nicht automatisch, dass eine Maßnahme nicht zugelassen werden kann. Sie hat aber erhebliche praktische Konsequenzen. Insbesondere kann bei Maßnahmen oberhalb des BDKS die ReferenzauswahlAuf Antrag des Trägers kann die Fachkundige Stelle eine Referenzauswahl bei der Maßnahmenprüfung durchführen. Die Referenzauswahl trifft dabei die fachkundige Stelle. Sie muss in einem angemessenen Verhältnis zur Zahl der Maßnahmen des Trägers stehen. Maßnahmen, die den BDKS übersteigen, sind von der Referenzauswahl ausgenommen. Bei einer Grundgesamtheit von insgesamt bis… Mehr im Rahmen der MaßnahmenzulassungDamit Sie Ihre Leistungen der Agentur für Arbeit anbieten können, müssen Sie Ihre Maßnahmen zertifizieren lassen. Hierzu bedarf es einer u.a. Konzeption sowie einer dazugehörigen Kalkulation, die den Anforderungen der AZAV entspricht. Mehr nicht in gleicher Weise genutzt werden. Werden mehrere Maßnahmen oder Module beantragt, können dadurch deutlich höhere Zertifizierungskosten entstehen. Aus einer vermeintlich kleinen Überschreitung können damit zusätzliche Kosten und Prüfaufwände entstehen, die bei der Planung der Maßnahme noch gar nicht berücksichtigt wurden. Genau an diesem Punkt beginnt für uns die strategische Betrachtung.
Nicht jede mögliche Überschreitung ist auch wirtschaftlich sinnvoll
Wenn eine Maßnahme den BDKS überschreitet, betrachten wir deshalb nicht nur die Frage:
„Können wir diese Kosten gegenüber der Fachkundigen Stelle begründen?“
Mindestens genauso wichtig ist die Frage:
„Lohnt es sich wirtschaftlich, diesen Weg zu gehen?“
Dafür betrachten wir unter anderem die zusätzlichen Zertifizierungskosten, den kalkulierten Kostensatz, die erwartete Teilnehmerzahl, die geplante Laufzeit der Maßnahme und die realistischen Absatzchancen.
Vereinfacht gesagt: Wenn durch die BDKS-Überschreitung zusätzliche Zulassungskosten entstehen, muss klar sein, wie viele Teilnehmende benötigt werden, um diese Mehrkosten wieder zu erwirtschaften. So wird aus einer reinen AZAV-Frage eine klassische betriebswirtschaftliche Entscheidung.
Auch der Markt spielt eine Rolle
Eine weitere Frage wird bei der Kalkulation manchmal unterschätzt: Ist der kalkulierte Preis später am Markt durchsetzbar?
Teilnehmende haben grundsätzlich Wahlmöglichkeiten. Gleichzeitig erleben wir in der Praxis, dass Agenturen oder Jobcenter teilweise mehrere Angebote vergleichen beziehungsweise von ihren Kunden entsprechende Vergleichsangebote erwarten. Dann kann neben den Inhalten auch der Preis eine Rolle spielen.
Eine fachlich hervorragende und nachvollziehbar kalkulierte Maßnahme kann deshalb wirtschaftlich trotzdem schwierig werden, wenn vergleichbare Angebote am regionalen Markt deutlich günstiger angeboten werden.
Auch diese Frage sollte nicht erst nach der Zulassung gestellt werden.
Erst kalkulieren – dann strategisch entscheiden
Unser Vorgehen ist deshalb bewusst zweistufig.
Zuerst kalkulieren wir die Maßnahme realistisch.
Was benötigen Sie tatsächlich, um die Maßnahme in der beschriebenen Qualität durchführen zu können? Erst anschließend betrachten wir den BDKS und prüfen die strategischen Möglichkeiten.
Kann und soll die Kostenstruktur verändert werden? Gibt es Positionen, die anders organisiert werden können? Sind die Kosten sachlich begründbar? Welche Auswirkungen hat eine Überschreitung auf die Zulassungskosten? Und vor allem: Rechnet sich die Maßnahme anschließend noch?
Der falsche Weg wäre aus unserer Sicht, notwendige Kosten so lange zu reduzieren, bis die Kalkulation rechnerisch im BDKS liegt.
Unser Tipp: Kalkulieren Sie nicht für den BDKS. Kalkulieren Sie für Ihre Maßnahme – und treffen Sie anschließend auf Grundlage des BDKS eine wirtschaftliche Entscheidung.
BDKS überschritten – und jetzt?
Eine Überschreitung ist zunächst kein Grund, eine Maßnahme aufzugeben. Sie ist vielmehr ein Signal dafür, genauer hinzuschauen.
Warum liegen die Kosten über dem Durchschnitt? Sind die Mehrkosten nachvollziehbar und notwendig? Welche Folgen entstehen für die Zulassung? Wie hoch sind die zusätzlichen Zertifizierungskosten? Und bestehen realistische Chancen, die Maßnahme anschließend erfolgreich am Markt zu platzieren?
Genau diese Fragen betrachten wir gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden. Denn am Ende geht es nicht darum, um jeden Preis unter dem BDKS zu bleiben. Es geht darum, eine Maßnahme zu entwickeln, die zulassungsfähig und gleichzeitig wirtschaftlich sinnvoll ist.
