1. Die Geschäftsführung steht nicht hinter dem Vorhaben
Fehlende Ressourcen
Nicht selten steht die Geschäftsleitung unter Druck, weil der neue Auftrag die Einführung eines QM-Systems (z. B. DIN EN ISO 9001:2015) voraussetzt. Die Einführung wird zwar beschlossen aber die entsprechenden Ressourcen hierfür nicht freigesetzt.
Unsere Empfehlung:
Machen Sie ein Projekt daraus: Vom Projektstart über die Planung, Durchführung bis zur Überwachung. Planen Sie die entsprechenden Ressourcen (Mitarbeiter, Zeitumfang, Budget).
2. Mitarbeiter werden nicht involviert
Mitarbeitende in den Entwicklungsprozess einbinden
Aus unserer Erfahrung wissen wir – ein QM-System ist nur so gut, wie es im Unternehmen auch gelebt wird. D.h. Mitarbeiter müssen in den Entwicklungsprozess mit eingebunden werden – sprechen Sie, wie die Abläufe in den einzelnen Abteilungen sind, analysieren Sie, ob diese effektiv sind und passen Sie diese ggf. gemeinsam mit Ihren Mitarbeiten an. Aber nehmen Sie sie mit ins Boot.
Unsere Empfehlung:
Stülpen Sie den Mitarbeitern keine fertigen Prozesse über, die die Abläufe unter Umständen stören. Arbeiten Sie mit Ihnen gemeinsam. Starten Sie mit einer Auftaktveranstaltung, in welcher Sie die Mitarbeiter über die Notwendigkeit der Einführung informieren und ein klares Ziel mit der Einführung formulieren. So können Sie das Gefühl der Bevormundung sowie der geplanten Kontrolle entschärfen und schaffen es, dass sich die Mitarbeiter mit dem System identifizieren können.
3. Planloses vorgehen
Fehlendes Wissen für eine reibungslose Einführung
Häufig fehlt das Wissen, wie die Einführung des QM-Systems reibungslos von statten gehen kann.
Unsere Empfehlung:
Bauen Sie das Projekt in verschiedene Phasen auf:
Projektvorbereitung – Schulung/Mitarbeiterintegration – Ist-Analyse – Soll-Konzeption – Dokumentation – internes Audit – Zertifizierung – stetige Weiterentwicklung
4. Kosten- und Zeitaufwand unterschätzt
Komplexität unterschätzt
Die Einführung eines QM-Systems ist ein komplexes Vorhaben. Es kostet Zeit, Geld und Ausdauer. Häufig erleben wir, dass das Vorhaben für längere Zeit auf Eis gelegt wird. Das ist grundsätzlich kein Problem, macht es zum Schluss aber aufwendiger.
Unsere Empfehlung:
Stellen Sie einen Mitarbeiter für die Einführung frei, damit er sich mit den notwendigen Schritten beschäftigen kann und nutzen Sie die Dienstleistung eines externen Beraters, der Sie Schritt für Schritt durch den Zertifzierungsprozesses begleitet. Letzteres spart in der Regel Geld, Zeit und Nerven und kann in den meisten Fällen sogar staatlich gefördert werden.
5. Schwachstellenanalyse
Schwachstellen sind Chancen
„Wir haben keine Schwachstellen.“ Das hören wir oft. Nun ja. Leider ist kein Unternehmen von Schwachstellen und Risiken sicher. Häufig reicht ein Wort, um unsere Kunden vom Gegenteil zu überzeugen: Fachkräftemangel.
Unsere Empfehlung:
Sehen Sie es nicht als Fehler, sondern als Chance. Denn wenn Schwachstellen, Risiken und Fehler frühzeitig erkannt werden, kann hier auch langfristig gegengesteuert werden.
