Kann ein AZAV-Träger die Fachkundige Stelle wechseln?

In letzter Zeit erhalten wir vermehrt zu diesem Thema Anfragen: Kann ein Bildungsträger nach AZAVAZAV = Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung Hierbei handelt es sich um eine Verordnung, welche die Voraussetzungen und das Verfahren zur Akkreditierung von fachkundigen Stellen und zur Zulassung von Trägern und Maßnahmen der Arbeitsförderung nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung – AZAV) regelt. Es handelt sich um eine… Mehr die Fachkundige StelleEine fachkundige Stelle ist eine von der DAkkS akkreditierte Zertifizierungsorganisation (Zertifizierungsstelle). Sie prüft Träger und Maßnahmen auf Erfüllung der AZAV-Anforderungen und stellt die entsprechenden Zertifikate aus. Mehr wechseln? Erfahren Sie, welche Folgen das für die TrägerzulassungDie Trägerzulassung bestätigt, dass ein Anbieter die Voraussetzungen nach AZAV erfüllt. Dazu zählen Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit, personelle Eignung und ein funktionierendes System zur Sicherung der Qualität. Sie ist die Grundlage für jede Maßnahmenzulassung. Beispiele: Trägerzulassung AZAV, Voraussetzungen Träger AZAV Mehr und bestehende Maßnahmezertifikate hat – inkl. Checkliste.

Das Wichtigste vorab: Ja, ein AZAV-zugelassener TrägerTräger sind Bildungseinrichtungen, die Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung oder Aktivierung anbieten. Sie müssen zuverlässig, leistungsfähig und wirtschaftlich arbeiten sowie über ein anerkanntes System zur Sicherung der Qualität verfügen. Mehr kann die Fachkundige Stelle (FKS) wechseln. Die bestehende Trägerzulassung bleibt grundsätzlich gültig, solange sie nicht gekündigt oder entzogen wird. Ein Wechsel erfordert jedoch eine strukturierte Übertragung bzw. Neuprüfung durch die neue FKS. Bestehende Maßnahmezertifikate bleiben grundsätzlich bis zum Ablaufdatum gültig. 

Warum die Frage nach dem Wechsel der Fachkundigen Stelle aktuell ist

In der AZAV-Praxis erleben wir immer wieder Phasen struktureller Veränderungen bei Zertifizierungsstellen. Für Bildungsträger stellt sich dann schnell die zentrale Frage:

1. Kann ich meine Fachkundige Stelle wechseln – und was bedeutet das für meine AZAV-Träger- und Maßnahmezulassungen?

Basierend auf über 20 Jahren Beratungserfahrung im Bereich AZAV und Qualitätsmanagement können wir sagen: Ein Wechsel ist möglich – aber er sollte strategisch geplant werden.

Die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) schreibt nicht vor, dass ein Träger dauerhaft an eine bestimmte Fachkundige Stelle gebunden ist. Fachkundige Stellen sind von der DAkkSDeutsche Akkreditierungsstelle: Hierbei handelt es sich um die nationale Akkreditierungsbehörde Deutschlands. Sie ist im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz tätig und prüft, ob die Organisation (Fachkundige Stelle/Zerifizierungsstelle) die Anforderungen der gesetzlichen Grundlage korrekt angewendet hat. Mehr (Deutsche Akkreditierungsstelle) akkreditierte Zertifizierungsstellen, die im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit Träger- und Maßnahmezulassungen prüfen.

Ein Wechsel ist möglich, wenn:

• der Vertrag mit der bisherigen FKS ordnungsgemäß beendet wird,
• keine offenen Verfahren oder schwerwiegenden Abweichungen anhängig sind,
• die neue FKS bereit ist, die bestehende Zulassung zu übernehmen oder neu zu prüfen.

 Typische Gründe für einen Wechsel

• Unzufriedenheit mit Betreuung oder Kommunikation
• Strategische Neuausrichtung der ZertifizierungsstelleBei einer akkreditierten Zertifizierungsstelle handelt es sich um ein Unternehmen, welches durch das Zulassungsverfahren der DAkkS akkreditiert wurde. Mehr
• Kostenstruktur
• Branchenfokus oder Spezialisierung
• Organisatorische Veränderungen bei der FKS

Wichtig: Der Wechsel sollte nicht kurzfristig vor einem ÜberwachungsauditMindestens einmal jährlich findet ein Überwachungsaudit statt. Dabei prüft die fachkundige Stelle die fortlaufende Erfüllung der AZAV-Anforderungen. Abweichungen müssen zeitnah behoben und dokumentiert werden. Mehr oder Rezertifizierungstermin erfolgen, ohne klare Abstimmung.

2. Welche Auswirkungen hat der Wechsel auf die bestehende Trägerzulassung? Bleibt die Trägerzulassung gültig?

Ja – eine bestehende AZAV-Trägerzulassung bleibt bis zum Ablaufdatum gültig, auch wenn die Fachkundige Stelle gewechselt wird. Die Zulassung ist an das Unternehmen gebunden, nicht an die Fachkundige Stelle. Aber: Die neue Fachkundige Stelle muss die Verantwortung für die weitere Überwachung und RezertifizierungNach fünf Jahren muss eine erneute Trägerzulassung erfolgen. Dabei wird geprüft, ob alle Voraussetzungen weiterhin erfüllt sind. Der Ablauf ist mit dem Erstaudit identisch. Mehr übernehmen.

In der Praxis bedeutet das:

Die neue FKS wird in der Regel:

• die bisherigen Auditberichte prüfen
• den Status der Abweichungen bewerten
• ggf. ein Übernahmeaudit oder Sonderaudit durchführen

Aus unserer Beratungspraxis empfehlen wir, den Wechsel mindestens 6 Monate vor dem nächsten regulären Audit zu planen.

3. Was passiert mit bestehenden Maßnahmezertifikaten? Bleiben Maßnahmezertifikate gültig?

Ja. Ein bereits ausgestelltes Maßnahmezertifikat bleibt bis zum Ablaufdatum gültig – auch wenn die Fachkundige Stelle gewechselt wird. Jedoch werden diese nicht „einfach“ von der neuen Fachkundigen Stelle übernommen, sondern bleiben mit der Zulassung bei der alten Fachkundigen Stelle und muss durch diese überwacht werden. 

Die Zulassung ist formal wirksam, solange:

• keine gravierenden Verstöße vorliegen,
• keine Rücknahme erfolgt,
• die Trägerzulassung weiterhin besteht.
• die Maßnahmeüberwachung durch die alte Fachkundige Stelle erfolgt. 

Wann wird es relevant? Ein Wechsel wirkt sich aus, wenn:

• eine MaßnahmeEine Maßnahme ist ein einzelnes Bildungs- oder Vermittlungsangebot eines zugelassenen Trägers. Sie muss inhaltlich, personell und organisatorisch den Anforderungen der AZAV entsprechen und wirtschaftlich tragfähig sein. Mehr verlängert werden soll,
• wesentliche Änderungen an der Maßnahme erfolgen (Inhalte, Dauer, Standort),
• neue Maßnahmen zugelassen werden sollen
• Maßnahmen und Trägerzulassung bei der gleichen Fachkundigen Stelle sein soll (Achtung: Hier ist das Thema Doppelzulassung zu beachten).
• Eine Fachkundige Stelle ihre Akkreditierung verliert, denn dann verliert das Maßnahmezertifikate mit sofortiger Wirkung seine Gültigkeit – auch wenn der Zulassungszeitraum auf dem Zertifikat länger ist. 

4. Gibt es Risiken beim Wechsel?

Ein Wechsel ist grundsätzlich unproblematisch – wenn er strukturiert erfolgt. Risiken entstehen vor allem durch:

• ungeklärte Nebenabweichungen oder Hauptabweichungen
• fehlende Dokumentation
• parallele Vertragslaufzeiten
• nicht abgestimmte Kommunikation mit der Agentur für Arbeit

In seltenen Fällen kann es zu zeitlichen Lücken kommen, wenn:

• der Vertrag mit der alten FKS endet,
• aber die neue FKS noch kein Übernahmeverfahren eingeleitet hat.

Hier ist eine saubere Projektplanung entscheidend.

5. Praxisbeispiel aus der Beratung

Ein bundesweit tätiger Bildungsträger mit mehreren Standorten wechselte die Fachkundige Stelle im zweiten Jahr des Zertifizierungszyklus.

Vorgehen:

1. Kündigung der bisherigen FKS unter Einhaltung der Frist
2. Vorabgespräch mit neuer FKS inkl. Dokumentenprüfung
3. Übernahmeaudit vor dem nächsten regulären Überwachungsaudit
4. Reibungslose Fortführung der Trägerzulassung
5. Vorgehen mit den Maßnahmenzulassungen prüfen. 

Fazit: Wechsel möglich – aber strategisch planen

Ein Wechsel der Fachkundigen Stelle ist im AZAV-System rechtlich möglich und organisatorisch machbar.

Die bestehende Trägerzulassung bleibt gültig, ebenso laufende Maßnahmezertifikate. Entscheidend ist jedoch:

• frühzeitige Planung
• vollständige Dokumentation
• transparente Kommunikation

Basierend auf unserer langjährigen Beratungserfahrung empfehlen wir, den Wechsel wie ein kleines Zertifizierungsprojekt zu behandeln – mit klarer Timeline und Verantwortlichkeiten.

Wenn Sie einen Wechsel prüfen oder unsicher sind, welche Auswirkungen das auf Ihre AZAV-Zulassung hat, unterstützen wir Sie gerne mit einer strukturierten Risikoanalyse und Umsetzungsplanung.