Neue Fachliche Weisung zur Kostenzustimmung (ab 01.04.2026)
Zum 01.04.2026 hat die Bundesagentur für Arbeit die fachliche Weisung zur KostenzustimmungMaßnahmen, die den BDKS überschreiten, bedürfen einer gesonderten Kostenzustimmung. Bei Maßnahmen, die den BDKS bis zu 25% überschreiten, können die Fachkundigen Stellen selber entscheiden. Liegt die Überschreitung der Kosten bei mehr als 25% bedarf es der Kostenzustimmung durch den Operativen Service (OS Halle) der Agentur für Arbeit. Neben einer plausiblen… Mehr überarbeitet.
Ziel der Anpassung ist klar formuliert:
- mehr Transparenz
- mehr Klarheit
- weniger Unsicherheit im Verfahren
Doch was bedeutet das konkret für Bildungsträger?
1. Ausgangspunkt: Wann ist eine Kostenzustimmung erforderlich?
Eine Kostenzustimmung ist immer dann notwendig, wenn:
- die Maßnahmekosten den Bundes-Durchschnittskostensatz (BDKS) um mehr als 25 % überschreiten
Dieses Prinzip bleibt unverändert. Auch weiterhin gilt:
- Kosten müssen nachvollziehbar kalkuliert sein
- besondere Aufwendungen müssen begründet werden
2. Die wichtigste Änderung: Klare Rollenverteilung
Die neue Weisung schafft vor allem eines: Klarheit darüber, wer was prüft.
Fachkundige StelleEine fachkundige Stelle ist eine von der DAkkS akkreditierte Zertifizierungsorganisation (Zertifizierungsstelle). Sie prüft Träger und Maßnahmen auf Erfüllung der AZAV-Anforderungen und stellt die entsprechenden Zertifikate aus. Mehr (FKS)
Die FKS bleibt die zentrale Instanz für:
- Prüfung der MaßnahmeEine Maßnahme ist ein einzelnes Bildungs- oder Vermittlungsangebot eines zugelassenen Trägers. Sie muss inhaltlich, personell und organisatorisch den Anforderungen der AZAV entsprechen und wirtschaftlich tragfähig sein. Mehr
- Bewertung der KalkulationIm Rahmen der Maßnahmenzertifizierung muss eine Kalkulation erstellt werden. Hier sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit einzuhalten. Die einzelnen Kostenpositionen innerhalb der Kalkulation müssen mit der Konzeption übereinstimmen. Bestandteile der Kalkulation sind die direkten Maßnahmekosten (wie z. B. die Personal-/Honorarkosten) sowie die indirekten Kosten (z. B. allgemeine Verwaltungskosten)…. Mehr
- Entscheidung über die Zulassung
Bundesagentur für Arbeit
Die Rolle der BABundesagentur für Arbeit Mehr wurde deutlich geschärft: keine inhaltliche Doppelprüfung mehr
Stattdessen bewertet die BA nur:
- Liegt ein besonderes arbeitsmarktpolitisches Interesse vor?
- Sind die höheren Kosten durch besondere Aufwendungen gerechtfertigt?
Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein.
3. Was sich dadurch in der Praxis verändert
Die neue Weisung führt zu einem wichtigen Perspektivwechsel:
Die BA prüft nicht mehr „alles neu“
Sondern: Sie bewertet das Ergebnis der FKS
Das bedeutet:
- weniger Interpretationsspielraum
- klarere Entscheidungslogik
- besser nachvollziehbare Verfahren
4. Anforderungen an die Einreichung
Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Qualität der Unterlagen.
Entscheidend ist: Die Kostenvorlage muss schlüssig sein.
Das umfasst insbesondere:
- klare Begründung der Mehrkosten
- konsistente Darstellung der Maßnahme
- nachvollziehbare Kalkulation
Unvollständige oder unklare Unterlagen führen weiterhin zu Verzögerungen.
5. Ziel der neuen Weisung: Verfahren verschlanken
Die Bundesagentur verfolgt mit der Überarbeitung ein klares Ziel: Das Kostenzustimmungsverfahren soll nicht mehr als zusätzliche Hürde wahrgenommen werden.
In der Praxis bedeutet das:
- klarere Abläufe
- bessere Verständlichkeit
- mehr Transparenz für alle Beteiligten
6. Erste Erfahrungen aus der Praxis
Da die fachliche Weisung bereits Mitte März 2026 veröffentlicht wurde, haben wir nach Einführung der neuen Weisung bereits erste Maßnahmen für das Kostenzustimmungsverfahren vorbereitet. Unser Eindruck:
- Das Verfahren ist strukturierter
- Die Anforderungen sind klarer formuliert
- Die Einreichung wirkt insgesamt nachvollziehbarer
Insbesondere die klare Trennung der Rollen zwischen FKS und BA führt zu mehr Sicherheit im Prozess.
7. Was bedeutet das für Bildungsträger?
Die neue Weisung bietet Chancen:
- bessere Planbarkeit
- höhere Transparenz
- klarere Anforderungen
Gleichzeitig bleibt entscheidend:
Die Qualität der Vorbereitung
Denn:
- Die FKS prüft weiterhin vollständig
- Die BA bewertet auf Basis dieser Prüfung
8. Fazit
Die neue fachliche Weisung ist ein wichtiger Schritt.
- Nicht, weil sich die Regeln grundlegend geändert haben
- Sondern, weil sie klarer geworden sind
Aus unserer Sicht:
- Das Verfahren ist verständlicher
- Die Rollen sind sauber getrennt
- Die Einreichung beim Operativen Service wird wieder planbarer
Unsere erste Erfahrung bestätigt:
Das Verfahren wirkt einfacher und klarer. Und genau das war notwendig.
